Profitcenter-Rechnung und Belegaufteilung unter SAP S/4HANA

2.1 Organisationsstrukturen

Im Folgenden möchten wir die grundlegenden Einstellungen erklären. Auf das weitere Customizing werden wir in Kapitel 3 eingehen.

2.1.1 Ledger (und Erweiterungsledger)

Das Ledger (oder auch »das Buch«) ist die wichtigste Organisationseinheit im Universal Journal. Mit der Neuen Hauptbuchbuchhaltung wurde von SAP die Abbildung von Wertansätzen mit Ledgern eingeführt. Dieses Konzept wird unter S/4HANA vertieft weitergeführt. Vorher konnten unterschiedliche Wertansätze nur via separaten Sachkontenstrukturen abgebildet werden. Das ist jetzt nicht mehr notwendig.

Das Ledger ermöglicht eine einheitliche und durchgängige Darstellung der verschiedenen Rechnungslegungen, d.h., die Transaktionen zur Erfassung von Buchungsstoff und die Auswertungstransaktionen können für verschiedene Ledger verwendet werden. Das ist eine große Vereinfachung bei der Erfassung und bietet übersichtliche Auswertungsmöglichkeiten.

Beim Konzernabschluss nach der entsprechenden Rechnungslegungsvorschrift werden die Daten in das erste Ledger geschrieben dieses bezeichnet man daher als »führend«. Es wird von allen Buchungskreisen fortgeschrieben es heißt im Standard »0L«.

Mit SAP S/4HANA ist die Abbildung von Rechnungslegungen mit einem Ledger ins Hauptbuch integriert worden. Sie sollten vor der Einführung von S/4HANA gut prüfen, welche Wertansätze benötigt werden. Meistens werden die folgenden Ledger benötigt:

• Führendes Ledger (0L) – internationale Rechnungslegung (IFRS, US GAAP Swiss GAAP FER …)
• Lokales Recht (HGB für Deutschland, OR für die Schweiz, UGB für Österreich)
• Lokales Steuerrecht (HGB für Deutschland, OR für die Schweiz, UGB für Österreich)

In den Ledgern erfolgt im Rahmen der Profitcenter-Rechnung die Fortschreibung und ggf. Aufteilung der Daten. Wobei das führende Ledger (0L) die größere Bedeutung hat, da hier die betriebswirtschaftlich relevanten Daten abgelegt werden. Neu gibt es unter S/4HANA eine Verknüpfung zwischen dem Ledger und dem CO.

Integration Ledger mit CO

Unter S/4HANA werden die CO-Daten im Universal Journal (Tabelle ACDOCA) im führenden Ledger abgebildet. Damit die »alten« CO-Tabellen (z.B. COEP – CO-Einzelposten) weiter dargestellt werden, müssen Sie hierfür die Quelle der Daten einstellen. Das ist in der Regel das führende Ledger »0L«. Dieses wird dem Kostenrechnungskreis und der CO-Version zugeordnet. Die Beschreibung dazu finden Sie in Abschnitt 2.2.2.

Erweiterungsledger

Zusätzlich zum Ledger, in dem die verschiedenen Rechnungslegungen abgebildet werden, bietet SAP das Erweiterungsledger und somit die Möglichkeit zusätzlicher Sichten auf Ihre Daten:

• Predictive Accounting:
  • Die Obligoverwaltung bildet die Bestellobligos aus dem Einkauf ab.
  • Im Rahmen der Verkaufsprozesse können hier prognostizierte Erlöse aus Verkaufsaufträgen abgebildet werden.
  • Das Reisekostenmanagement ermöglicht die Abbildung von Kostenprognosen der Reisekosten aus SAP Concur.
• Verschiedene andere Anwendungen:
  • Mit S/4HANA gibt es eine Fiori-App zur Reorganisation der Profitcenter-Daten. Für die Simulation der Reorganisationsdaten wird ein Erweiterungsledger benötigt, detaillierte Informationen hierzu finden Sie in Abschnitt 3.3.2.
  • Es ist möglich, hier alle Daten der Profitcenter-Rechnung abzubilden, die nicht in das führende Ledger gebucht werden können, da Sie in der rechtlichen Sicht nicht dargestellt werden dürfen.

2.1.2 Buchungskreis

Die Abbildung im SAP-Finanzwesen basiert immer auf dem Buchungskreis. Er steht für die rechtliche Einheit (z.B. eine AG). Jeder rechtlichen Einheit muss ein Buchungskreis zugeordnet werden, um deren Geschäft korrekt darstellen zu können. Der Buchungskreis bildet in SAP S/4HANA eine selbstständig bilanzierende Einheit ab und ist damit die kleinste organisatorische Einheit des externen Rechnungswesens.

Der Buchungskreis muss immer einem Kontenplan zugeordnet werden. Dieser bestimmt den Gesamtumfang der Sachkonten, die für die Bilanz (Bilanzkonten) und die Gewinn- und Verlustrechnung (Aufwands- und Ertragskonten) verwendet werden. Der Kontenplan ist wichtig, um Ergebnissituationen in den verschiedenen Profitcentern und Segmenten zu zeigen (siehe Abschnitt 2.1.4). Des Weiteren muss der Buchungskreis auch immer einem Kostenrechnungskreis (siehe Abschnitt 2.1.3) zugeordnet werden, damit die Sicht der Kostenrechnung entsprechend dargestellt werden kann.

Buchungskreis anlegen

Sie definieren einen Buchungskreis im Customizing über Unternehmensstruktur • Definition • Finanzwesen • Buchungskreis bearbeiten, kopieren, löschen, prüfen Aktivität: Buchungskreis kopieren, löschen, prüfen (Transaktion EC01).

Sie haben die Möglichkeit, einen existierenden Buchungskreis zu kopieren und im Nachhinein die Buchungskreiseinstellungen anzupassen. Im Folgenden möchten wir auf die Neuerungen und Besonderheiten in den Einstellungen unter S/4HANA eingehen.

Vorlagenbuchungskreise definieren

Damit Kopiervorlagen im SAP-S/4HANA-Buchungskreis angelegt werden können, bietet das System die Möglichkeit, Vorlagenbuchungskreise zu definieren. Diese Kopiervorlage des Buchungskreises kann z.B. pro Land definiert und bei neu zu erstellenden Buchungskreisen immer wieder verwendet werden.

Abbildung 2.1: Vorlagenbuchungskreise definieren

Buchungskreise ausblenden

Damit stillgelegte oder archivierte Buchungskreise in der Auswahl der Erfassungs- und Auswertungstransaktionen nicht mehr angezeigt werden, hat SAP die Möglichkeit geschaffen, diese auszublenden.

Abbildung 2.2: Buchungskreis in Wertehilfe ausblenden

2.1.3 Kostenrechnungskreis

Der Kostenrechnungskreis ist die organisatorische Einheit im Unternehmen, für die eine umfassende und abgeschlossene Kostenrechnung erstellt werden kann. Der Kostenrechnungskreis kann von verschiedenen Buchungskreisen genutzt werden. Hier werden die innerbetrieblichen Geschäftsvorfälle abgebildet. Die primären Kosten (Kosten von externen Leistungen) sind aus den Buchungen im Buchungskreis abgeleitet. Handelt es sich um sekundäre Kosten (Kosten, die im eigenen Unternehmen anfallen), werden diese verursachungsgerecht zugeordnet, um die betriebswirtschaftliche Situation sinnvoll darzustellen. Wenn möglich, sollte nur ein Kostenrechnungskreis verwendet werden, da mehrere Kostenrechnungskreise Zusatzaufwand bei der Stammdatenpflege und im Bereich des Berichtswesens bedeuten.

Kostenrechnungskreis anlegen

Sie erstellen einen Kostenrechnungskreis über folgenden Pfad im Customizing: Unternehmensstruktur • Definition • Controlling • Kostenrechnungskreis pflegen.

Die Kostenrechnungskreiseinstellungen müssen Sie im SAP-System anpassen. Neben der Zuordnung der Währung und der Buchungskreise aktivieren Sie je nach Bedarf verschiedene Komponenten:

• Die Kostenstellenrechnung dient der Abbildung und der verursachungsgerechten Zuordnung der Gemeinkosten.
• Die Auftragsverwaltung wird zur Abwicklung verschiedener Auftragsprozesse (z.B. Instandhaltungsaufträge) verwendet.
• Die Obligoverwaltung dient der finanziellen Abwicklung von bestellten Waren und Dienstleistungen.
• Die Prozesskostenrechnung löst sich von der Sicht der Funktionen und bildet die Kosten vorgangsorientiert ab.
• Das Projektsystem dient der Abwicklung des Projektgeschäftes (z.B. Bauprojekte).
• Die Immobilienverwaltung wird zur Abwicklung von Immobilienverträgen genutzt.

Im Folgenden möchten wir auf die Neuerungen und Besonderheiten in den Einstellungen unter S/4HANA eingehen.

Kostenrechnungskreise ausblenden

Damit stillgelegte oder archivierte Kostenrechnungskreise in der Auswahl der Erfassungs- und Auswertungstransaktionen nicht mehr angezeigt werden, hat SAP neu die Möglichkeit geschaffen, diese auszublenden.

Abbildung 2.3: Kostenrechnungskreis in Wertehilfe ausblenden

2.1.4 Segment und Profitcenter

Das Segment ist ein Geschäftszweig des Unternehmens, für den Sie eine externe Berichterstattung erstellen können. Es erlaubt so eine weitere Unterteilung eines Buchungskreises für interne und externe Berichterstattung. Das Segment bildet damit alle Bilanz- und Erfolgspositionen für einen separaten Geschäftszweig ab.

Im Rahmen der Profitcenter-Rechnung bilden die Segmente eine wichtige Organisationseinheit ab. Sie werden dem Profitcenter direkt zugeordnet und damit als zusätzliche Dimension für Auswertungsanforderungen verwendet. So wird eine größere Anzahl Ihrer Profitcenter zu einem Segment zusammengefasst. Dadurch lassen sich in einem Buchungskreis verschiedene Segmentsbilanzen erstellen. Im Standard wird das Segment im Profitcenter hinterlegt und beim Buchungsprozess automatisch abgeleitet.

Das Profitcenter selbst, beispielsweise »Profitcenter Verkaufsstelle Köln Zentrum«, bildet in der Regel die kleinste unternehmerische Einheit zur Erlös- und Kostenanalyse ab. Die gesamte Menge der Profitcenter (etwa alle Verkaufsstellen im Land Deutschland), die einem Segment zugeordnet sind, bilden einen gesamten Unternehmensbereich zur Erlös- und Kostenanalyse ab – z.B. der Unternehmensbereich »Segment Einzelhandel Deutschland«.

Das Segment definieren Sie im Customizing an folgender Stelle: Unternehmensstruktur • Definition • Finanzwesen • Segment definieren (siehe Abbildung 2.4).

Abbildung 2.4: Segment definieren

Die Möglichkeiten von Segmentableitungen und -bilanzen zeigen wir Ihnen detailliert in Kapitel 3.

2.1.5 Beispielunternehmen Profitcenter-Struktur mit Segmentsabbildung

Profitcenter-Struktur

Die Profitcenter-Struktur wird mithilfe des Transaktionscodes KCH2 gepflegt. Energie-Netz 2024 hat folgende Profitcenter-Struktur (siehe Abbildung 2.5):

• Profitcenter-Gruppe P006 Netzgesellschaft
  • Profitcenter P60001 PC Netznutzung
  • Profitcenter P60002 PC Netzanschluss
  • Profitcenter P69904 PC Drittgeschäft

Abbildung 2.5: Beispielunternehmen »Netzgesellschaft« – Profitcenter-Struktur

Jedes Profitcenter bildet einen separaten unternehmerischen Bereich ab, auf den Kosten, Erlöse und auch Bilanzpositionen heruntergebrochen werden können. Die drei Profitcenter sind zu einer Profitcenter-Gruppe »P006 Netzgesellschaft« zusammengefasst. Diese bildet die Gesellschaft ab. Den dazugehörigen Profitcentern wird im Anschluss das jeweilige Segment zugeordnet, damit eine Segmentsbilanzierung möglich ist.

Segmentstruktur

Der Buchungskreis bildet verschiedene Geschäftsbereiche mithilfe von Segmenten ab:

• Segment 60 »Netz Netznutzung«
• Segment 61 »Netz Drittgeschäft«

Das Profitcenter P60001 wird dementsprechend dem Segment 60 und das Profitcenter P69904 dem Segment 61 zugeordnet (siehe Abbildung 2.6).

Abbildung 2.6: Zuordnung Profitcenter zum Segment

Es handelt sich hier um eine wichtige Unterscheidung für unternehmerische Analysen, da der Geschäftsbereich »Netz Drittgeschäft« die Dienstleistungen der Netzgesellschaft am Markt (wie z.B. Dienstleistungen) abbildet. Diese werden nach der Erbringung der Dienstleistungen an Kunden weiterverrechnet.

Der Geschäftsbereich »Netz Netznutzung« bildet hingegeben den regulierten monopolistischen Markt ab. So können mithilfe der Segmentsbilanz im gleichen Buchungskreis sowohl der Markt mit Kunden als auch das regulierte Geschäft in der Bilanz- und Erfolgsrechnung ausgewertet werden.

Auf dieser Basis lassen sich die Werteflüsse der Kosten, Erlöse und Bilanzpositionen gezielt steuern und auswerten. Damit ist eine solide Grundlage geschaffen, um sowohl legale Anforderungen zu erfüllen als auch unternehmerische Entscheidungen zu treffen.