Controlling mit SAP S/4HANA – Customizing Produktkosten-Controlling

1.2.1 Nummernkreise

Über Nummernkreise steuern Sie, wie die Belegnummern für Belege im Controlling vergeben werden. Durch den Vorgang, der den betriebswirtschaftlichen Zweck des Belegs widerspiegelt, werden diese klassifiziert. Beispiele für Vorgänge sind etwa CO-Durchbuchung aus FI, Anzahlung oder Abrechnung Plan. Jeden der Vorgänge, die Sie in Ihrem System verwenden wollen, ordnen Sie dann einer Gruppe zu, die Sie wiederum mit einem Nummernintervall verknüpfen. Somit erhalten alle Vorgänge in derselben Gruppe Belegnummern aus demselben Intervall. Sie sind bei der Definition der Nummernkreise vollkommen frei und können für jeden Vorgang eine eigene Gruppe mit Nummernkreis anlegen oder aber alle Vorgänge derselben Gruppe zuordnen.

Sie definieren Nummernkreise im Customizing über Controlling • Controlling Allgemein • Organisation • Nummernkreise für CO-Belege pflegen (Transaktion KANK). Wählen Sie dann zunächst den Kostenrechnungskreis aus (siehe Abbildung 1.8). Falls Sie mehrere Kostenrechnungskreise im Einsatz haben, können Sie über den Button ganz einfach alle Nummernkreise inklusive Gruppen von einem anderen Kostenrechnungskreis kopieren. Möchten Sie jedoch eine neue Zuordnung festlegen, klicken Sie auf den Button , um die Gruppen zu ändern.

Abbildung 1.8: Nummernkreispflege – Einstiegsbild

Sie sehen dann eine Übersicht über die bestehenden Gruppen inklusive der zugeordneten Vorgänge (siehe Abbildung 1.9). Eine neue Gruppe legen Sie über den Button an.

Abbildung 1.9: Übersicht über die Gruppen

Sie können nun eine neue Gruppe einfügen (siehe Abbildung 1.10). Tragen Sie zunächst eine Bezeichnung ein, und geben Sie dann das Nummernintervall an, in dem Belege zu dieser Gruppe gebucht werden sollen. Indem Sie den Parameter Extern aktivieren, legen Sie fest, dass die Nummern für das entsprechende Intervall vom Anwender manuell vergeben werden.

Abbildung 1.10: Gruppe einfügen

Nummernkreise werden nicht nur für Belege, sondern auch für Stammdaten wie etwa Innenaufträge eingesetzt. Eine externe Nummernvergabe kann z.B. dann sinnvoll sein, wenn Sie die Nummerierung Ihrer Aufträge nach einer bestimmten Logik vornehmen wollen. Bei Belegnummern sollten Sie die externe Vergabe nur dann einsetzen, wenn Sie die Nummern über eine Erweiterung nach Ihrer eigenen Logik definieren wollen.

Wenn Sie die Gruppe erstellt haben, ordnen Sie ihr Vorgänge zu (siehe Abbildung 1.11). Stellen Sie den Cursor auf den gewünschten Vorgang und klicken Sie auf das Icon Element einer Gruppe zuordnen . Im anschließend erscheinenden Pop-up doppelklicken Sie auf die Gruppe, der Sie den Vorgang zuordnen wollen . Sichern Sie zum Schluss Ihre Einträge.

Abbildung 1.11: Vorgänge einer Gruppe zuordnen

1.2.2 Versionen

Versionen dienen dazu, Datenbestände parallel zueinander zu führen. Bei der Planung setzen Sie Versionen ein, um unterschiedliche Planungsstände vorzuhalten die Version 0 ist dabei immer die aktuelle Planung, die Sie z.B. auch für die Ermittlung von Tarifen in der Kostenstellenrechnung heranziehen.

Wenn Sie die parallele Bewertung einsetzen (siehe auch Abschnitt 1.2.5), schreiben Sie die Daten der verschiedenen Wertansätze ebenfalls in jeweils eigenen Versionen fort.

Sie legen Versionen im Customizing über Controlling • Controlling Allgemein • Organisation • Versionen pflegen an (siehe Abbildung 1.12).

Abbildung 1.12: Allgemeine Versionsdefinition

In der Dialogstruktur navigieren Sie dabei zunächst zum Punkt Allgemeine Versionsdefinition . Für jede Version geben Sie einen Namen und eine Bezeichnung an und aktivieren dann je nach Bedarf Kennzeichen. Das Kennzeichen Plan steuert, ob die Version für die Planung verwendet werden darf, entsprechend dürfen Sie für eine Version mit dem Kennzeichen Ist Buchungen im Ist vornehmen. Die Kennzeichen WIP/ErgErm und Abweichung sind für das Produktkosten-Controlling relevant und werden in Abschnitt 3.3.3 näher erläutert. In der Spalte exklusive Verwendung können Sie eine exklusive Verwendung für spezielle Anwendungen auswählen keine dieser Anwendungen ist jedoch für die in diesem Buch behandelten Themen relevant.

Wie in der Dialogstruktur links ersichtlich, können Sie für eine Version u.a. auch Einstellungen im Ergebnisbereich und zur Profit-Center-Rechnung pflegen.

Wir gehen nun aber noch auf die Einstellungen ein, die Sie zum Kostenrechnungskreis vornehmen müssen (siehe Abbildung 1.13).

Abbildung 1.13: Einstellungen im Kostenrechnungskreis

Anhand der Parameter Plan und Ist sowie WIP/ErgErm und Abweichung können Sie an dieser Stelle bei Bedarf Einstellungen widerrufen, die Sie zuvor in der allgemeinen Versionsdefinition vorgenommen haben.

Wenn Sie parallele Wertansätze führen, legen Sie in der Spalte Bewertungssicht fest, auf welche Bewertungssicht sich die entsprechende Version bezieht. Im Beispiel sollen in der Version 0 die Istwerte der legalen Bewertung fortgeschrieben werden. Die Spalte BeGr (Berechtigungsgruppe) dient dazu, spezielle Berechtigungen für die Version zu definieren. Der Parameter RefVersion ist in der Prozesskostenrechnung von Bedeutung und daher nicht Thema des Buches.

Indem Sie in den Einstellungen zum Kostenrechnungskreis eine Version auswählen und dann auf Einstellungen pro Geschäftsjahr verzweigen , pflegen Sie die geschäftsjahresabhängigen Einstellungen zur Version (siehe Abbildung 1.14).

Abbildung 1.14: Einstellungen pro Geschäftsjahr

Zunächst erfassen Sie hier einen Eintrag für jedes Geschäftsjahr, in dem die Version eingesetzt werden soll. Über Version gesperrt verhindern Sie, dass im entsprechenden Geschäftsjahr Planwerte verändert werden können. Aktivieren Sie den Parameter Planungsintegration , erlauben Sie damit, dass Planwerte aus der Kostenstellenrechnung und der Prozesskostenrechnung in die Profitcenter-Rechnung übergeben werden und dabei Planbelege erzeugt werden. Kopieren erlaubt bedeutet, dass die Planwerte zu der entsprechenden Version kopiert werden dürfen.

Doppelklicken Sie auf eine Zeile in der Spalte Jahr , gelangen Sie zu den Detaileinstellungen zum Geschäftsjahr (siehe Abbildung 1.15).

Abbildung 1.15: Geschäftsjahr – Details

Im Block Allgemeine Kennzeichen finden Sie dieselben Parameter wieder, die wir bereits oben erläutert haben. Über den Parameter Kurstyp steuern Sie, zu welchem Wechselkurs Belege zu dieser Version in Fremdwährung umgerechnet werden. Sie können im System unterschiedliche Kurstypen hinterlegen und jeweils unterschiedliche Fremdwährungswechselkurse je Typ pflegen. So könnten Sie z.B. anhand des Kurstyps zwischen Geld-, Brief- und Mittelkurs unterscheiden. Unter Wertstellungsdatum geben Sie an, zu welchem Datum der Kurs ermittelt werden soll.

Wenn Sie das Kennzeichen Planintegration mit Kostenstellen/Geschäftsprozessen aktivieren, bedeutet das, dass geplante Leistungsaufnahmen auf Empfängern automatisch auch beim Sender fortgeschrieben werden.

Die Einstellungen auf der Registerkarte Tarifermittlung sind nur für die Kostenstellenrechnung relevant.

1.2.3 Nachrichtensteuerung

Über die Nachrichtensteuerung können Sie in bestimmten Fällen den Typ von SAP-Standardnachrichten ändern, also z.B. aus einer Fehlermeldung eine Warnmeldung machen oder umgekehrt. Diese Einstellungen lassen sich entweder für alle Benutzer oder nur für einzelne Anwender vornehmen.

Sie pflegen die Nachrichtensteuerung im Customizing über Controlling • Controlling Allgemein • Nachrichtensteuerung ändern (Transaktion OBA5). Nachrichten im SAP-System bestehen aus bis zu 20 Buchstaben und drei Ziffern (z.B. KO367). Die Buchstaben geben dabei das Arbeitsgebiet an, über das die Nachrichten klassifiziert sind. Die Ziffern bilden die Nachrichtennummer. Bei der Pflege der Nachrichten wählen Sie also zunächst ein Arbeitsgebiet aus (siehe Abbildung 1.16).

Abbildung 1.16: Arbeitsgebiet für Nachrichtensteuerung

Im nächsten Schritt legen Sie Einträge für diejenigen Nachrichten an, deren Steuerung Sie ändern wollen (siehe Abbildung 1.17). Im Beispiel können Sie in der Spalte Standard sehen, dass für die Nachricht Nummer 367 der Standardnachrichtentyp E (Fehlermeldung) eingestellt ist. Für den Benutzer GDRUENERT wird nun festgelegt, dass sowohl bei der Dialog- als auch bei der Batch-Verbuchung die Meldung nur noch ein Warnhinweis sein soll. Dafür haben wir zunächst in der Spalte Benutzername den entsprechenden Anwender eingetragen und dann in den Spalten Dialog und Batchl ein W für Warnmeldung.

Abbildung 1.17: Nachrichten steuern

In der nächsten Zeile haben wir für alle Benutzer festgelegt, dass die Nachricht 438, die im Standard eine Warnmeldung ist, nunmehr als Fehlermeldung angezeigt werden soll.

1.2.4 Planung

Unter SAP S/4HANA wurde die Planungsfunktion im Controlling umstrukturiert und vereinfacht.

Die bisherigen Planungstransaktionen für z.B. die Planung der Kosten- und Leistungsaufnahmen auf Kostenstellen versorgen nur die alten Planungstabellen aus SAP ECC und nicht die neue zentrale Tabelle ACDOCP. Diese kann über eine Uploadfunktion gefüllt werden, oder Sie verwenden die von der SAP bevorzugte Lösung SAP SAC.

Die Einstellungen im Menübaum unter Aufsetzen der Planung sind für das Produktkosten-Controlling nicht relevant. Jedoch müssen Sie die Plankategorien pflegen. Das System verwendet Kategorien, um zwischen verschiedenen Plandaten zu unterscheiden. Sie finden die Definition unter Controlling • Controlling Allgemein • Planung • Kategorie für Planung pflegen (siehe Abbildung 1.18).

Abbildung 1.18: Kategorie für Planung pflegen

SAP liefert im Standard für das Produktkosten-Controlling drei Plankategorien (PLANORD01, PLANORD02, PLANORD03) aus, die aus dem Mandanten 000 kopiert werden können. Um die Umrechnung in parallele Währungen zu aktivieren, geben Sie einen Kurstyp an. Alle weiteren Kennzeichen sind nur für den Anwendungstyp 0 Periodische Planung und Konsolidierung relevant.

Genauer spezifizieren Sie die Kategorien für die Anwendungsart des Produktkosten-Controllings im Menüpfad Controlling • Controlling Allgemein • Planung • Anwendungsspezifische Kategorien • Kategorien für Produktionskosten-Controlling pflegen. Hier entscheiden Sie, für welchen Zweck die Plankategorien verwendet werden (siehe Abbildung 1.19).

Abbildung 1.19: Kategorien für das Produktkosten-Controlling

Wird eine Plankategorie bereits verwendet, ist sie nicht mehr änderbar.

1.2.5 Parallele Wertansätze

SAP S/4HANA bietet Ihnen die Möglichkeit, bis zu drei parallele Wertansätze zu führen. Ein Wertansatz bietet dabei eine Kombinationsmöglichkeit aus einer Währung und einer Bewertungssicht.

Sie können somit Ihre Werte aus legaler Sicht, Konzernsicht und ggf. Profitcenter-Sicht betrachten. Je Bewertungssicht entscheiden Sie, welchen Währungstyp Sie nutzen. Dabei haben Sie die Wahl zwischen der Buchungskreiswährung (Währungstyp 10) und der Konzernwährung (Währungstyp 30). Lediglich für die legale Sicht müssen Sie zwingend die Buchungskreiswährung wählen.

Das Führen von parallelen Wertansätzen ist vor allem entscheidend bei der Betrachtung von Güterflüssen zwischen verschiedenen Konzernunternehmen. Die drei Bewertungssichten ermöglichen hier zum einen die steuerrechtliche Abbildung von Verkäufen innerhalb des Konzerns, zum anderen eine Betrachtung aus Sicht von Profitcentern und schließlich eine Zwischengewinneliminierung und Ermittlung der Konzernherstellkosten von Gütern.

Einstellungen für Ledger und Währungstypen definieren

Im Customizing des Finanzwesens ist festgelegt, welche FI-Währung je Buchungskreis und Ledger geführt wird. Sie finden diese Einstellungen im Menübaum unter Finanzwesen • Grundeinstellungen Finanzwesen • Bücher • Ledger • Einstellungen für Ledger und Währungstypen definieren (siehe Abbildung 1.20).

Abbildung 1.20: Ledger, Buchungskreis und Währungen einander zuordnen

Diese Festlegungen sind die Grundlage für die Währungseinstellungen im Controlling und dürfen in der Regel nur geändert werden, wenn noch keine Belege im entsprechenden Buchungskreis gebucht worden sind.

Währungs- und Bewertungsprofil definieren

Um Warenflüsse parallel zu bewerten und Transferpreise zu führen, benötigen Sie Funktionen des Material-Ledgers (siehe Kapitel 4). Bevor Sie dieses jedoch aktivieren können, müssen Sie ein Währungs- und Bewertungsprofil (W& B-Profil) einstellen, in dem Sie festlegen, welche Bewertungssichten und Währungen Sie parallel führen wollen. Wie Sie dabei vorgehen, zeigen wir Ihnen nun.

Sie legen ein W& B-Profil im Customizing über Controlling • Controlling Allgemein • Parallele Wertansätze/Transferpreise führen • Grundeinstellungen • Währungs- und Bewertungsprofil erstellen (Transaktion 8KEM) an. Erstellen Sie hier zunächst ein neues Profil (siehe Abbildung 1.21), und pflegen Sie den Text hierfür . Wählen Sie dann in der Dialogstruktur die Detailsicht , um die Bewertungsansätze einzutragen . Wie bereits weiter oben erwähnt, stehen Ihnen die Währungstypen 10 (Währung des Buchungskreises) und 30 (Konzernwährung) sowie die Bewertungssichten 1 (Konzernbewertung) und 2 (Profit-Center-Bewertung) zur Verfügung. Die Sicht 0 (Legale Bewertung) mit der Währung des Buchungskreises ist obligatorisch.

Abbildung 1.21: Währungs- und Bewertungsprofil anlegen

W& B-Profil zuordnen

Wenn Sie das W& B-Profil angelegt haben, verknüpfen Sie es als Nächstes über Controlling • Controlling Allgemein • Parallele Wertansätze/Transferpreise führen • Grundeinstellungen • W& B-Profil dem Kostenrechnungskreis zuordnen (Transaktion 8KEQ) mit Ihrem Kostenrechnungskreis (siehe Abbildung 1.22). Tragen Sie das Profil in der Spalte W& B-Prof. ein.

Abbildung 1.22: Währungs- und Bewertungsprofil dem Kostenrechnungskreis zuordnen

Versionen zuordnen

Um Buchungen im Ist in parallelen Wertansätzen fortschreiben zu können, müssen Sie außerdem jeder Bewertungssicht, die Sie in Ihr W& B-Profil aufgenommen haben, eine Version zuordnen. Wie Sie Versionen pflegen, haben wir bereits in Abschnitt 1.2.2 erläutert. Über den Menüpfad Controlling • Controlling Allgemein • Parallele Wertansätze/Transferpreise führen • Grundeinstellungen • Versionen für Bewertung anlegen gelangen Sie aus dem Einstellungsmenü für parallele Wertansätze direkt in die Versionspflege. Sie ordnen die Bewertungssicht in den Einstellungen der Version im Kostenrechnungskreis zu (siehe Abbildung 1.23).

Abbildung 1.23: Version für Bewertungsansatz

Bei paralleler Bewertung werden Forderungen und Verbindlichkeiten nur nach legaler Sicht bewertet, weil auch die Zahlung zu ebendiesem Wert erfolgen wird. Um die Differenz zwischen der Forderung und der Gegenbuchung fortzuschreiben, müssen Sie Wertansatzverrechnungskonten festlegen, die Sie über Controlling • Controlling Allgemein • Parallele Wertansätze/Transferpreise führen • Detailsteuerung • Wertansatzverrechnungskonto definieren (Transaktion 8KEN) pflegen. Sie tragen hier je Buchungskreis ein, unter welchen GuV-Konten die Differenzen fortgeschrieben werden sollen Sie können hier auch für jede Gesellschaft differenzieren.

Konditionsarten ausnehmen

Bei buchungskreisübergreifenden Verkaufsvorgängen kann es sinnvoll sein, für die Profitcenter- oder Konzernbewertung bestimmte Konditionsarten aus dem SD von der Verrechnung auszunehmen – wie z.B. bestimmte Rabatte oder Zuschläge. Diese Einstellung nehmen Sie über Controlling • Controlling Allgemein • Parallele Wertansätze/Transferpreise führen • Detailsteuerung • Deaktivierung der Umrechnung ausgewählter Konditionsarten vor (siehe Abbildung 1.24).

Abbildung 1.24: Konditionsarten von der Umrechnung ausnehmen

In der Spalte Kon… (Konditionsart) tragen Sie ein, welche Konditionsart Sie ausnehmen wollen Sie können diese Einstellung auch über die Spalte KoR… je Kostenrechnungskreis einschränken. Wählen Sie dann in der Spalte Bewertung die Bewertungssicht aus, für die die Einstellung gelten soll, und markieren Sie anhand der Parameter ext. Verk. bzw. int. Verk., ob die entsprechende Konditionsart für externe und/oder interne Verkäufe ausgenommen werden soll.

Parallele Wertansätze aktivieren

Wenn Sie alle Einstellungen zur parallelen Bewertung abgeschlossen haben, aktivieren Sie sie über Controlling • Controlling Allgemein • Parallele Wertansätze/Transferpreise führen • Aktivierung • Parallele Wertansätze: Aktivierung prüfen/durchführen (Transaktion 8KEP, siehe Abbildung 1.25). Sie sollten für den entsprechenden Kostenrechnungskreis erst eine Prüfung durchführen, ob alle Customizing-Einstellungen korrekt sind, bevor Sie die Einstellungen aktivieren.

Abbildung 1.25: Währungs- und Bewertungsprofil aktivieren

1.2.6 Produktivstart vorbereiten

Systemeinstellungen transportieren

Das System erzeugt nicht bei allen Systemeinstellungen im Modul CO automatisch einen Transportauftrag, um Ihre Einstellungen vom Entwicklungssystem in die weiteren Systeme in Ihrer Landschaft zu transportieren. Dies betrifft insbesondere Einstellungen zum Kostenrechnungskreis und zu den Stammdaten. Um Ihre Systemeinstellungen zu transportieren, steht Ihnen im Menübaum Controlling • Controlling Allgemein • Produktivstart vorbereiten • Transport von Systemeinstellungen eine Reihe von Transaktionen zur Verfügung, mit denen Sie manuell Transportaufträge erzeugen können. Indem Sie hier z.B. den Punkt Einstellungen zur Organisation transportieren (Transaktion OKE5) aufrufen, transportieren Sie die Einstellungen zum Kostenrechnungskreis, Versionen oder Nummernkreise (siehe Abbildung 1.26).

Abbildung 1.26: Einstellungen zur Organisation transportieren