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Mit ihrem dritten Buch komplettieren die beiden Autoren ihre Erläuterung von Prozessen im Finanzwesen (FI) mit SAP S/4HANA um den Aspekt der Debitorenbuchhaltung (FI-AR). Sie führen dabei durch das bekannte Praxisbeispiel der »Fair Trade Coffee GmbH«, leicht nachvollziehbar und mit zahlreichen Fiori-Screenshots anschaulich visualisiert.
Dieses Praxishandbuch richtet den Fokus auf einen durchgängigen Geschäftsprozess im Rahmen von »Order to Cash« (O2C) mit allen Teilschritten bis zur Eingangszahlung. Behandelt werden unter anderem das Erfassen von Ausgangsrechnungen und Gutschriften, der Ausgleich des Debitorenkontos wie auch Aspekte des Mahnlaufs, der Anzahlung und eines Anlagenverkaufs. Dabei wird neben der Perspektive der Debitorenbuchhaltung stets die Integration zur Hauptbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Materialwirtschaft und zum Vertrieb verfolgt. Ergänzend gehen die Autoren auf die vielfältigen Analysemöglichkeiten von SAP S/4HANA mit »Embedded Analytics« ein.
Ein Praxisbuch für Endanwender, Key-User, SAP-Berater und all jene, die einen kompakten Überblick über die Prozesse der Debitorenbuchhaltung sowie deren moderne Darstellung und Integration in SAP S/4HANA suchen.
SAP S/4HANA stellt die neueste Business Suite der Softwarefirma SAP dar. Vergleicht man SAP S/4HANA mit den Vorgängerversionen SAP ERP bzw. SAP R/3, so sind aus der Sicht des Rechnungswesens und speziell der Debitorenbuchhaltung die nachfolgend beschriebenen Unterschiede festzustellen (siehe auch Abbildung 2.1).
Abbildung 2.1: Überblick SAP S/4HANA
SAP S/4HANA fußt auf der von der SAP selbst entwickelten In-Memory-Datenbank SAP HANA, bei der die gesamten Daten eines Unternehmens statt auf Festplatten in einem riesigen Hauptspeicher abgelegt und durch den Einsatz von leistungsfähigeren Prozessoren parallel verarbeitet werden können.
Die damit einhergehende erhebliche Performancesteigerung versetzt die Anwender in die Lage, ihre Tätigkeiten effizienter auszuführen. So ist es beispielsweise möglich, eine umfangreiche Offene-Posten-Liste, deren Verarbeitung bisher eine Minute dauerte, in wenigen Sekunden zu erstellen.
Mit der Einführung von SAP S/4HANA kommt es zum Wegfall des hierarchischen Datenmodells und somit auch aller aggregierter Tabellen für die Buchhaltung.
Sämtliche Informationen des externen und internen Rechnungswesens werden nun in einer gemeinsamen Tabelle, dem Universal Journal, gespeichert. Der technische Tabellenname lautet ACDOCA (siehe Abbildung 2.2).
Abbildung 2.2: Universal Journal
In dieser Tabelle sind alle Informationen der Hauptbuchhaltung, der Debitorenbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung, der Kostenrechnung und des Material-Ledgers gemeinsam gespeichert. Bildlich ausgedrückt bedeutet dies, dass zukünftig die Buchhaltung mit Haupt- und Nebenbüchern sowie die Kostenrechnung in demselben Großraumbüro sitzen.
SAP-technisch bedeutet dies, dass nun jede Kostenart ein FI-Konto ist, dieses FI-Konto das Kennzeichen »primäre« oder »sekundäre Kostenarten« trägt und jede interne CO-Buchung auch einen FI-Beleg erzeugt.
Buchung in FI mit Eingabe des Innenauftrags
Bucht die Buchhaltung 1.000 EUR auf ein Ertragskonto, das das Kennzeichen »Primäre Erlösart« trägt, und erfasst in der Buchungsmaske den Innenauftrag IA03, wird neben dem FI-Beleg 4711 zusätzlich ein künstlicher CO-Beleg A123 erzeugt (siehe Abbildung 2.2). Alle Informationen für die Buchhaltung und Kostenrechnung werden in demselben Datensatz dieser Tabelle gespeichert.
Buchung in FI mit Eingabe des Debitors
Bucht die Buchhaltung 1.000 EUR auf einen Debitor, wird nicht nur der Debitor, sondern auch das dahinterliegende Hauptbuchkonto fortgeschrieben, sodass eine Auswertung sowohl nach Debitor als auch nach Hauptbuchkonto möglich ist. Zusätzlich kann in der gleichen Belegzeile auch das Ertragskonto als Gegenkonto abgeleitet und gespeichert werden.
Zudem entfallen sämtliche Abstimmtätigkeiten zwischen externem Rechnungswesen (FI) und internem Rechnungswesen (CO) sowie zwischen Haupt- und Nebenbuch, da es mit dem Universal Journal nur noch »eine einzige Quelle der Wahrheit« gibt.
Ist ein Geschäftspartner sowohl Debitor als auch Kreditor, werden nicht ein Debitoren- und ein Kreditorenstammsatz, sondern nur ein zentraler Geschäftspartner angelegt, dem dann verschiedene Rollen wie Lieferant, Kreditor, Kunde, Debitor oder Spediteur zugeordnet werden.
SAP S/4HANA stellt dem Anwender mit SAP Fiori eine neue, bedienungsfreundliche und flexible Benutzeroberfläche zur Verfügung. Als Anwender haben Sie die Möglichkeit, sämtliche Funktionen über Apps auszuführen, unabhängig vom verwendeten Endgerät (Personal Computer, Tablet, Smartphone).
Im Anhang des Buches finden Sie eine Beschreibung, wie Sie sich am Fiori Launchpad anmelden, welche Navigationsmöglichkeiten es Ihnen bietet und welche persönlichen Einstellungen Sie vornehmen können.
Mit S/4HANA hat die SAP das ERP-System mit dem Business Warehouse zu einem einheitlichen System verbunden. Man spricht in diesem Zusammenhang von Embedded BW.
Außerdem werden zahlreiche neue Reportingmöglichkeiten angeboten, die unter dem Begriff Embedded Analytics zusammengefasst sind.
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