2.1 Was bedeutet elektronischer Datenaustausch?

Wenn ein Geschäftspartner Sie um die Einführung eines elektronischen Datenaustauschs bittet, kann dies darin begründet liegen, dass er als Naturschützer den Papierverbrauch senken möchte. Am wahrscheinlichsten ist jedoch, dass Ihr Kunde oder Lieferant, Ihre Bank oder welcher Dienstleister es auch immer sein mag, daran interessiert ist, Aufwand zu reduzieren. Es heißt, im Bereich des elektronischen Versands von Dokumenten ist derjenige im Vorteil, der auf der empfangenden Seite steht, da ihn der definierte Aufbau der Belege in die Lage versetzt, Informationen automatisiert in das eigene System zu übernehmen und dort zu verarbeiten. Aber auch im geschäftlichen Bereich besteht das Leben aus Geben und Nehmen und es gibt nur wenige Dokumente, die man selbst erhält und die keine Rückmeldung erwarten. Deshalb sollten Sie diese Gelegenheit nutzen, um den Austausch von Geschäftsbelegen und Information weitestgehend auf elektronischem Wege zu realisieren.

Im besten Fall führt dies dazu, dass Mitarbeiter, die sich zuvor mit der Eingabe von Kundenbestellungen oder Auftragsbestätigungen von Lieferanten beschäftigt haben, nun Freiräume gewinnen, um sich anspruchsvolleren Tätigkeiten zuzuwenden.

Ein weiterer sehr guter Grund für die Umstellung auf den elektronischen Datenverkehr ist die dadurch zunehmende Prozessqualität. Sobald ein Mitarbeiter Daten manuell erfassen muss, besteht die Gefahr fehlerhafter Eingaben, sei es durch Zahlendreher oder eine Unaufmerksamkeit. Im Zweifel führt ein Antwortdokument (z.B. eine Auftragsbestätigung), das auf einem nicht korrekt ausgefüllten Dokument basiert, z.B. mindestens zu einer Rückfrage des Kunden, die eine Unterbrechung der Tagesarbeit bedeutet und möglicherweise eine langwierige Recherche nach sich zieht. Im schlimmsten Fall kann es aber verzögerte Auslieferungen, einen verspäteten Rechnungsausgleich oder aber die Lieferung eines falschen Produkts nach sich ziehen.

Wer im Zusammenhang mit SAP über den elektronischen Datenaustausch spricht, meint vorrangig die Versendung von IDocs. Dabei handelt es sich um das zentrale Datenaustauschformat zwischen moderneren SAP-Systemen. IDocs werden über ALE (Application Link Enabling) ausgetauscht und können sowohl empfangen als auch gesendet werden.