Datenarchivierung in SAP

2.1 Strategie und Zielsetzung

Bei der SAP-Datenarchivierung stehen Sie vor der Aufgabe, aus dem situativen Zustand der technischen Komponenten unter Berücksichtigung der verfügbaren Ressourcen eine optimale Strategie zu entwickeln. Das Ziel der SAP-Datenarchivierung sollten Sie genau festlegen. Hierbei reicht es nicht aus, lediglich festzustellen, dass durch die Archivierung neuer Speicherplatz entstehen soll. Vielmehr muss beschlossen werden, wie Sie verfahren. Dazu stellen sich verschiedene Fragen hinsichtlich der Ausgangslage.

Sehen Sie sich Ihre SAP-Landschaft an. Je mehr Systeme Sie betreiben und je komplexer Ihre IT-Infrastruktur aufgebaut ist, desto aufwendiger wird die Planung und Ausführung Ihres Projekts ausfallen. Haben Sie beispielsweise Nicht-SAP-Systeme, die auf SAP-Daten zugreifen, müssen Sie dies beachten und einen Zugriff auf diese Daten nach der Archivierung gewährleisten. Solch einen Fall dürfen Sie nicht nur grob beschreiben. Fachliche Themen sollten Sie in Ihrem Projektverlauf auf jeden Fall berücksichtigen und sie bei der Archivierungskonzeption erneut aufnehmen.

Damit kommen wir zu der Überlegung, welche Akteure an Ihrem Projekt beteiligt sein sollen. Darüber bestimmen Sie gemäß Ihrer Strategie. So ist insbesondere die Einbindung der jeweiligen Fachabteilung als Anwender notwendig. Daneben sollte selbstverständlich die IT-Abteilung einen Platz in Ihrem Kernteam besetzen. Mit diesem Kernteam führen Sie die Konzeption der SAP-Datenarchivierung durch.

Entscheiden Sie, wer langfristig die operativen Tätigkeiten der Archivierung durchführen wird. Nehmen Sie sich hierbei einen Experten zur Seite, der die SAP-Datenarchivierung langfristig begleitet und nach der Produktivsetzung administriert, oder lassen Sie eigene Mitarbeiter schulen, damit Sie die regelmäßige Durchführung in Zukunft selbst veranlassen können.

Mit Ihrem Team können Sie nun einen Leitfaden entwickeln, der die Ziele des Archivierungsprojekts beinhaltet. Besprechen Sie Ihren Projektplan bereits grob und schaffen Sie ggf. zeitliche Richtlinien. In dieser Phase sollten auch die Aufgaben besprochen und den Mitwirkenden zugewiesen werden. Ermitteln Sie, welche Funktionen besetzt werden müssen und wer welche Aufgabenpakete verantworten wird. Zu den wichtigsten Aufgaben in einem SAP-Datenarchivierungsprojekt gehören beispielsweise:

• Analyse der Systemlandschaft
• Koordination und Projektleitung
• fachliche Konzeption
• Dokumentation
• Ausführung

Wichtig ist, dass Sie den Akteuren entsprechende Rollen und Berechtigungen für die vorgesehenen Aufgaben zuweisen. Es empfiehlt sich, dies in einem Rollen- und Berechtigungskonzept zu dokumentieren.

Aufgrund der technischen und fachlichen Ausgangslage treffen Sie nun weitere strategische Entscheidungen. Stellen Sie sich insbesondere die Frage, in welchen Systemen archiviert werden soll. Beachten Sie, dass Sie – sofern Sie in mehreren Ländern operieren – je Staat unterschiedliche gesetzliche Vorgaben erfüllen müssen. Für die einzelnen Länder sollten Sie sich zudem Gedenken über die passende Zeit zur Archivierung machen. Berücksichtigen Sie die Zeitzonen und vergewissern Sie sich, dass Sie an keinem der Standorte mit der Archivierung das operative Tagesgeschäft beeinträchtigen.

Die verschiedenen Ablageoptionen haben Sie bereits in Abschnitt 1.3.2 kennengelernt. Die Ablageorte sind für Ihre Strategie essenziell. Je nach den Voraussetzungen kommen hier verschiedene Möglichkeiten infrage. Diesen Punkt sollten Sie bereits im Rahmen der strategischen Entscheidungen festlegen – also noch bevor Sie Konzeptionen im Detail ausarbeiten. Ihre Ablageoption ist mit einem Aufwand verbunden, der verschiedene Faktoren involviert. Denken Sie dabei an Ihre finanziellen und ggf. auch personellen Kapazitäten. Die Anschaffung des Ablagesystems wie beispielsweise eines neuen Archivservers verursacht Kosten, sowohl für die Einrichtung als auch für den Betrieb. Zudem wird die Integration der Ablageoption Ihre IT-Abteilung beschäftigen.

Wir empfehlen Ihnen deshalb, schon zu Beginn Ihres Projekts alle Möglichkeiten abzuwägen und sich gegebenenfalls von einem Experten beraten zu lassen. Prüfen Sie, ob bereits mögliche Ablageoptionen lizensiert sind und für die Nutzung zur Verfügung stehen. So bleiben Sie von unangenehmen Überraschungen auf der Kostenseite verschont.