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Die Fakturierung, der letzte Schritt im Vertriebsprozess, gewährleistet den Geldfluss und hat Auswirkungen auf verschiedenste Unternehmensbereiche. Insbesondere an der Schnittstelle zum Finanzwesen spielt sie eine wichtige Rolle. Fachleute aus den Bereichen Vertrieb, Finanzen und Controlling erfahren in diesem Buch, wie sich eine reibungslose und effiziente Fakturierung mit SAP S/4HANA gestalten lässt.
Ilona Bauer erklärt zunächst die strategische Bedeutung des Fakturierungsprozesses sowie seine organisatorischen und technischen Grundlagen. Dann geht sie auf die verschiedenen Methoden der Rechnungserstellung ein – von der Einzelrechnung bis zur automatisierten Fakturierung. Anhand eines Szenarios aus einem Beispielunternehmen erklärt sie die Fakturierungslogik mittels durchgängiger Prozessketten vom Kundenauftrag bis zur Finanzbuchhaltung. Dabei werden auch besondere Vorgänge wie der Rechnungsstorno und das Thema Fakturierungspläne berücksichtigt. Im letzten Teil des Buches erfahren Sie, welche Steuerungsmechanismen relevant sind, um eine korrekte Übertragung zwischen Vertrieb und Finanzbuchhaltung zu gewährleisten.
Nach der Lektüre sind Sie in der Lage, sowohl Standard- als auch komplexe Abrechnungsszenarien eigenständig zu analysieren, zu steuern und zu optimieren.
Mit der Einführung von SAP Fiori hat SAP einen modernen, rollenbasierten Ansatz für die Benutzeroberfläche geschaffen, der die tägliche Arbeit in SAP-Systemen deutlich vereinfacht. So erhält z.B. ein Sachbearbeiter in der Fakturierung direkten Zugriff auf Apps zur Rechnungserstellung, Rechnungslistenbearbeitung oder Fakturaüberwachung, während Anwender aus anderen Fachbereichen nur die für ihre Aufgaben relevanten Anwendungen sehen. Auch im Bereich der Fakturierung bietet SAP eine Vielzahl an Fiori-Apps, die speziell darauf ausgelegt sind, Prozesse effizient und benutzerfreundlich zu gestalten. Nachfolgend stelle ich Ihnen die wichtigsten Fiori-Apps für den Fakturierungsprozess vor. Ich erläutere ihre Funktionen, um den Nutzen der Apps für Unternehmen zu veranschaulichen und zu zeigen, wie sie die Arbeit im Bereich Rechnungswesen optimieren können.
Fiori-Apps für die Fakturierung werden über das Fiori Launchpad aufgerufen. Das Fiori Launchpad ist eine webbasierte Oberfläche, die Benutzern über rollenbasierte Apps (auch Kacheln genannt) direkten Zugriff auf relevante Anwendungen bietet. Um die passenden Fakturierungs-Apps nutzen zu können, müssen Benutzer entsprechend ihrer Rolle (z.B. als Sachbearbeiter für die Fakturierung oder als Vertriebsmitarbeiter) mit den erforderlichen Berechtigungen ausgestattet sein.
Die Anmeldung im Fiori Launchpad erfolgt mit den SAP-Zugangsdaten. Die Fiori-Apps sind je nach Systemkonfiguration und den zugewiesenen Berechtigungen sichtbar und verfügbar. Um eine Fiori-App zu öffnen, klicken Sie auf die gewünschte Kachel.
In SAP Fiori stehen mehrere App-Typen zur Verfügung, die auf verschiedene Anwendungsfälle im Fakturierungsprozess zugeschnitten sind. Sie lassen sich in drei Hauptkategorien einteilen:
1. Transaktionale Apps unterstützen klassische Geschäftsprozesse wie das Anlegen, Ändern oder Anzeigen von Fakturabelegen. Es gibt zwei Varianten transaktionaler Apps:
Abbildung 2.2: Fiori-App »Fakturen anlegen VF01«
Abbildung 2.3: Fiori-App »Fakturen anlegen«
2. Analytische Apps dienen der Überwachung und Analyse von Prozessen. Sie zeigen Kennzahlen, Trends und Auswertungen in Echtzeit und ermöglichen oft einen Drilldown zu Detaildaten. Mit der Fiori-App »Erfüllung von Kundenaufträgen« (App-ID: F0029A) können Sie sich z.B. Belege mit Problemen bei der Rechnung anzeigen lassen und direkt bearbeiten (siehe Abbildung 2.4).
Abbildung 2.4: Fiori-App »Erfüllung von Kundenaufträgen: Probleme analysieren und klären«
3. Zusammengesetzte Apps vereinen mehrere Funktionen oder klassische Transaktionen in einem Bereich. Sie ermöglichen das Ausführen umfassender Aufgaben, ohne dass Sie zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln müssen. Ein Beispiel ist die Fiori-App »Fakturen verwalten« (App-ID: F0797), die neben der Anzeige auch Bearbeitungs- und Navigationsfunktionen bietet (siehe Abbildung 2.5).
Abbildung 2.5: Fiori-App »Fakturen verwalten«
Folgende Fiori-Apps (siehe Tabelle 2.1) stehen für die Fakturierung zur Verfügung. Eine weitere Übersicht nützlicher Fiori-Apps für die Fakturierung finden Sie im Anhang (siehe Tabelle 10.3).
| Fiori-App | Beschreibung |
|---|---|
| Fakturen anlegen VF01 | Transaktionale Fiori-App (entspricht der Transaktion VF01) für die Anlage von Fakturen mit Referenz auf Vertriebsbelege (Aufträge, Auslieferungen und Fakturen). |
| Fakturen ändern | Transaktionale Fiori-App (entspricht der Transaktion VF02) für die Bearbeitung von Fakturen. |
| Fakturen anzeigen | Transaktionale Fiori-App (entspricht der Transaktion VF03) für die Anzeige von Fakturen. |
| Fakturen anlegen VF04 | Transaktionale Fiori-App (entspricht der Transaktion VF04) für die Anlage einzelner Fakturen oder Sammelfakturen aus dem Fakturavorrat (siehe Abschnitt 2.3). |
| Fakturen anlegen | Mit dieser Fiori-App (App-ID: F0798) können Sie Fakturen aus dem Fakturavorrat in Bezug zu Aufträgen und/oder Auslieferungen anlegen. Die Anlage von temporären Fakturen zur Überprüfung vor der fest gebuchten Faktura ist möglich. |
| Fakturen verwalten | Diese zusammengesetzte Fiori-App (App-ID: F0797) beinhaltet mehrere Funktionen zur Verwaltung von Fakturen. Fakturen können angezeigt, bearbeitet, gebucht oder storniert werden. Auch die Generierung der PDF-basierten Druckvorschau sowie eine Splitanalyse bei Fakturasplit sind möglich. |
Tabelle 2.1: Fiori-Apps für die Anzeige und Bearbeitung von Fakturen
Die passende Fiori-App für Ihren Vorgang definiert sich anhand des zugrunde liegenden Geschäftsprozesses sowie der Benutzerrolle und den zugewiesenen Berechtigungen. Auf weitere Fiori-Apps wird im Laufe des Buches eingegangen.
Anpassung der Fiori-App »Fakturen verwalten«
Die Fiori-App »Fakturen verwalten« kann durch Anwendungsexperten an die Anforderungen des Unternehmens angepasst und entsprechend erweitert werden. Benutzerdefinierte Felder und die Logik der App können anhand der Geschäftskontexte Faktura (Kopfebene) und Fakturaposition (Positionsebene) entsprechend erweitert werden.
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